Loading...
HomeMy WebLinkAboutApproved Minutes - 2013-07-15  CITY OF LAKE OSWEGO  Sustainability Advisory Board Minutes    July 15, 2013    Call to Order / Roll Call  Co‐chair Lisa Adatto called the July 15, 2013 meeting of the Sustainability Advisory Board (SAB)  to order at 6:30 p.m. in the Conference Room of the Main Fire Station, 300 B Avenue, Lake  Oswego, Oregon.  Members Present: Co‐chairs Lisa Adatto and Gregory Monahan (by phone), Jason Duhl, Mick Mortlock, E. Jay Murphy (arrived 7:15),  Mary Ratcliff (Alternate)  Members Excused / Absent: Sarah Asby, Andre DeBar,Vidya Kale, Matthew Fischer  (Youth Member) and Miranda Kraus (Youth Member).  Council Liaison: Councilor Skip O’Neill (absent) Guests: Duke Castle,Gary Hanifan, Dave Hawley, Liz Start (Republic  Services)  Staff: Susan Millhauser, Sustainability Coordinator     Announcements from Board and Staff  Mr. Duhl announced he had withdrawn his application to serve on the Board again due to an  increase in other commitments, though he would still like to be involved and assist on projects  as able.   Co‐chair Adatto reminded the group of the planned bbq at her home on August 4. She will send  a reminder and suggested inviting the applicants for open positions to the Board.  Mr. Mortlock asked for a future agenda item to discuss the Board’s mission and duties and  potentially make some updates. He volunteered to work on draft language. Ms. Millhauser  noted that the City Council would need to review and approve any changes.  Approval of Minutes – None  Review City Council Draft Agenda Schedule  Ms. Millhauser reviewed the draft schedule of upcoming Council meeting agenda items,  pointing out the Comprehensive Plan update public hearing dates.  Public Comments – None  Regular Business  A. Review Agenda   Co‐chair Adatto reviewed the meeting agenda and added an additional item: discussion of a  City of Lake Oswego Sustainability Advisory Board Minutes  July 15, 2013  Page 2 of 4 draft letter regarding the Wizer Block (Block 137) redevelopment project for submission to  the Redevelopment Agency (LORA) board.   The Council Update agenda item was removed from the agenda as Councilor O’Neill was  not in attendance.  B. Chair/Vice Elections  Co‐chair Adatto shared that it was time for the Board to elect its leadership for the new  fiscal year. She expressed interest in continuing as a co‐chair and noted that Mr. Monahan  had served as co‐chair for two terms already, so was not eligible to serve again. She  requested that the Board wait until its August meeting to hold the election when more  members were present and so she could follow up with individuals about their interest in  potentially serving as co‐chair. Mr. Castle asked why the election had to be held prior to  new members being appointed to the Board. Ms. Millhauser noted that the City Code states  that Board and Commission elections are to be held during the first meeting of the new  fiscal year.  C. New Board Member Appointments  Ms. Millhauser gave an update on the process for appointing new board members. She  explained that due to summer vacations and scheduling issues, the interviews of  prospective applicants would be postponed until September.  D. Work Plan Update – Luscher Area Master Plan (LAMP)  Co‐chair Monahan gave an update on the LAMP. He stated that Council reviewed and  approved the Plan with changes that the working group of SAB, HRAB, NRAB, and PRAB co‐ chairs recommended. Co‐chair Monahan added that the new Friends of Luscher Farm group  is getting going, and that the Board of Directors is made up of the members of the working  group as well as the CSA (Community Supported Agriculture) farmer.  E. Work Plan Update – Community Outreach: Presentations and Process  Co‐chair Adatto presented her ideas for moving forward with the outreach presentations,  including having each volunteer presenter pick and choose which slides to use. She thanked  Ms. Ratcliff and the other Board members who helped put together the presentation for  their hard work. Ms. Ratcliff agreed that presenters should pick slides that speak to them  and their style. Mr. Mortlock agreed and suggested the type of audience may also influence  which slides to use. Ms. Ratcliff said she would put the PowerPoint presentation with all of  the slides on Dropbox (an online file sharing site) and send a link; that way everyone could  easily access and resave with their selected slides.  Co‐chair Adatto next asked the group for its ideas on how to more quickly respond to  requests for presentations forwarded by Ms. Millhauser. It was agreed that Co‐chair Adatto  would, upon receiving a request, send it out to the group of members who have  volunteered to give presentations to see who is available. Then it would the volunteer  presenter’s responsibility to follow up with the requestor to nail down an actual date and  time. Lastly, the volunteer presenter would let the rest of the Board know about the  scheduled presentation in case anyone wanted to attend. Ms. Millhauser reminded the  City of Lake Oswego Sustainability Advisory Board Minutes  July 15, 2013  Page 3 of 4 group that the City had an InFocus projector and laptop that could be borrowed for giving  presentations. Co‐chair Adatto shared the list of requests that had already come in; the  group divvied up the list and agreed to follow up with the requestors. Co‐chair Adatto also  shared that she had attended the quarterly neighborhood association chair’s meeting in  June to share information about the SAB and the presentation. She said interest was mixed.  Ms. Millhauser noted she was going to send out a letter drafted by Co‐chair Adatto to the  neighborhood association chairs as well as several other community groups to garner  interest.  Mr. Duhl noted that he had some contacts and ideas for a fall SAB‐sponsored event around  sustainable communities. Co‐chair Adatto also noted she had attended conference recently  and had a livability speaker in mind. Ms. Millhauser suggested that Mr. Duhl and Co‐chair  Adatto coordinate and perhaps there could be a panel presentation.  F. Board Letter to Lake Oswego Redevelopment Agency (LORA) Regarding the Wizer Block  Redevelopment Project  Ms. Murphy passed out a draft letter, written with Board member input, in support of the  proposed Wizer Block redevelopment project and asking that the Redevelopment Agency  request the project developer to incorporate sustainable development and green building  techniques. The Board discussed the draft letter and added one sentence at the end clearly  stating the Board’s “ask”. Ms. Adatto made a motion to approve the draft letter, with one  additional sentence as discussed to be added, for submission to LORA on behalf of the  Board. Mr. Mortlock seconded the motion, which passed unanimously (yes‐5, no‐0).  G. Work Plan Update – 100 Mile Challenge  Ms. Millhauser gave a brief update on the 100 Mile Challenge. She thanked the Board  members who volunteered at the Bike Fair at New Seasons Mt. Park for their time. She  noted that 10 new people had signed up for the Challenge in the past month, in addition to  the people who expressed interest at the Bike Fair. Ms. Millhauser also explained that the  remaining prizes for 2013 had been purchased to supplement the donated items already  procured.  H. Work Plan Update – Community Outreach: Upcoming Volunteer Opportunities  Ms. Millhauser passed around the outreach events volunteer sign‐up sheet. She noted that  Board members were still needed for the August 10 Farmers Market as well as the Green  Home tour scheduled for August 17.  I. Progress Report – Sustainability Plan for City Operations  Ms. Millhauser made a presentation on the Progress Report for the Sustainability Plan for  City Operations. She gave an overview and noted she had already presented the energy and  transportation action area to the Board at its May meeting. She then presented the  remaining action area results for 2010‐2013, including water conservation, waste reduction  and recycling, procurement, employee involvement and education, and toxics reduction.   Board members and guests asked questions and provided feedback regarding the Progress  Report. Co‐chair Monahan noted the Progress Report did not articulate dollar savings for all  City of Lake Oswego Sustainability Advisory Board Minutes  July 15, 2013  Page 4 of 4 of the action area projects and suggested that while it may be hard to do at this point, it  would be important to include going forward. Co‐chair Adatto wonder why the Progress  Report did not include savings from community water conservation efforts. Ms. Millhauser  clarified that the Progress Report was focused solely on City operations and that she had  been asked specifically not to include information about community water conservation  efforts as that was covered by other staff. A suggestion was made to try and “normalize”  water conservation data to better compare results in case sports fields, facilities, parks, etc.  were added (e.g. per square foot of buildings, acres of parks and fields, etc.). Mr. Castle  asked why water consumption was so high in 2009. Ms. Millhauser replied it was due to  heavy summer irrigation use, as shown on the following chart, and likely was due to an  unusually hot and dry summer; she added she would look for historic weather data to  confirm this. Ms. Millhauser also clarified that the City does bi‐monthly water billing and has  manual meter reading, which makes it a bit more challenging to get the full picture about  consumption, but that it was possible to see trends. Someone suggested sub‐metering for  water might be worth looking into. Another question addressed the ability to monetize the  cost and savings from improvements, such as for the City facility toilet retrofits.   Ms. Millhauser continued the presentation with the waste reduction and recycling action  area. She noted that data is a bit more challenging to collect in this area, and that what is  included in the Progress Report is the best available data at this time. For example, with  existing data it is not possible to calculate the recycling recovery rate as some recyclables  are not collected by the City’s solid waste hauler and that the garbage and recyclables the  hauler does collect are not weighed. Ms. Start from Republic Services noted that the  regional recycling recovery rate was somewhere between 60 and 63% and that the Lake  Oswego community’s rate was right in that range, so perhaps the City could infer from that.   Ms. Millhauser continued by briefly reviewing the procurement, employee involvement and  education, and toxics action areas, noting that less work had been accomplished in these  areas due to lack of staff availability. Ms. Millhauser briefly reviewed next steps for creating  an updated Sustainability Plan, including the formation of a staff steering committee that  could also include such experts as Ms. Start and potentially a member of the SAB and a City  Council member. Co‐chair Adatto asked that Board members to forward additional  recommendations to Ms. Millhauser. Mr. Castle suggested that a summary sheet showing  costs and benefits would be helpful for the City Council. As time was running short, Ms.  Millhauser suggested finishing the discussion about next steps and a recommendation for  the City Council at the August SAB meeting, to which Board members agreed.  Adjournment  The next meeting was scheduled on August 19, 2013.  There being no other business Co‐chair  Adatto adjourned the meeting at 8:30 p.m.  Respectfully submitted,      Susan Millhauser   Sustainability Coordinator